Povprečen človek niti ne ve, kje dobiti tovrstne verodostojne informacije, urbanim nasvetom pa ni varno zaupati, zato smo se vrgli v iskanje. A smo se znašli pred kar težko nalogo, saj so določbe nametane po številnih zakonih, predpisih, pravilnikih …
Najprej smo pobrskali po raznih portalih, kot so eVem, eUprava, Pravno-informacijski sistem RS, gov.si, informiran.si, Zveza potrošnikov Slovenije, vprašanje pa smo naslovili tudi na enega od odvetnikov in dobili precej nedorečene odgovore.
Roke hrambe določajo področni predpisi
»Dokumentov fizičnih oseb ne hranimo, razen v primeru, če so del arhivskega gradiva javnopravnih oseb, na primer šolska spričevala, ki jih pristojni arhiv prevzame od šole,« so nam odgovorili v Arhivu Republike Slovenije.
Sicer pa – odvisno od vrste dokumenta in njegove pomembnosti – veljajo različni roki hrambe, so nadaljevali. Določajo jih področni predpisi, na primer predpisi o zdravstvu, delovnopravna zakonodaja, davčni predpisi in drugi. Roki hrambe veljajo za upravljavce podatkov, gospodarske družbe in delodajalce, za fizične osebe pa predpisi načeloma izrecno ne določajo trajne hrambe dokumentov.
V primeru ključnih osebnih in lastninskih dokumentov pa je hramba priporočljiva za zagotavljanje pravne varnosti in dokazovanja pravic posameznika.
Tako na primer zakon o zemljiški knjigi (ZZK-1) za kupoprodajne pogodbe in zemljiškoknjižne izpiske sicer ne predpisuje trajne hrambe, je pa to priporočljivo v primerih potrebe za dokazovanje lastništva in urejanje pravnih vprašanj. Zakon o zdravstveni dejavnosti (ZZDej) in njegovi podzakonski akti določajo, da morajo zdravstveni zavodi dokumentacijo hraniti določen čas, ni pa predpisa, ki pacientom nalaga, kako dolgo naj hranijo svoje kopije. Je pa trajna hramba osebne zdravstvene dokumentacije vsekakor priporočljiva.
Zakon o obligacijskih razmerjih (OZ) določa, da se pogodbe in dokumenti, povezani s pravicami in obveznostmi, hranijo vsaj toliko časa, dokler ne pretečejo morebitni zahtevki, kot so zastaralni roki za terjatve in obveznosti. Za mnoge pogodbe, povezane z lastništvom, je trajna hramba priporočljiva, čeprav ni zakonsko določena.
Zakon o davčnem postopku (ZDavP-2) pa določa, da morajo fizične osebe davčne dokumente, na primer napovedi za odmero dohodnine in potrdila o plačanih davkih, hraniti najmanj pet let po preteku leta, na katerega se davčna obveznost nanaša.
Zakon o urejanju prostora (ZUreP-3) za gradbeno dokumentacijo, na primer uporabno dovoljenje, za lastnike stavb in nepremičnin določa obveznost trajne hrambe, saj se dokumenti uporabljajo pri prenosu lastništva, prenovah ali pravnih postopkih.
Preberite tudi: Kako shraniti fotografije, ko na telefonu zmanjka prostora?
Čeprav zakoni o družinskih razmerjih (zakon o zakonski zvezi in družinskih razmerjih ter družinski zakonik) ne predpisujejo trajne hrambe dokumentov, kot so rojstni, poročni in smrtni list, te dokumente pogosto zahtevajo pri pravnih in dednih postopkih, zato jih je priporočljivo hraniti trajno.
V Arhivu RS so nam še svetovali, da je v primerih, ko zakon ne določa trajne hrambe, določene dokumente, kot so diplome, lastniški dokumenti in oporoke, smiselno hraniti vse življenje. Tako se preprečijo morebitni zapleti v primeru dedovanja, prodaje nepremičnine, dokazovanja izobrazbe in podobno.
Kaj hranimo pet, kaj tri in kaj eno leto?
Hramba računov od raznovrstnih nakupov je smiselna toliko časa, dokler ne poteče zastaralni rok. Tega sicer določa obligacijski zakonik, ki določa tri skupine rokov za zastaranje: pet, tri in eno leto, pojasnjujejo na spletni strani informiran.si, kjer je sicer na voljo še vrsta drugih uporabnih informacij s številnih področij, ki se vpletajo v naša življenja.
• Petletni zastaralni rok velja za splošni zastaralni rok, če z zakonom za posamezno situacijo ali terjatev ni določeno drugače. Velja za večino pogodbenih obveznosti, če se stranki v sami pogodbi ne dogovorita drugače.
• Triletni zastaralni rok velja za terjatve občasnih dajatev, ki se plačujejo letno ali v krajših časovnih presledkih. Med te terjatve spadajo na primer preživnine.
• Enoletni zastaralni rok velja za najpogostejše terjatve, kot so mesečne obveznosti, ki se plačujejo v gospodinjstvu, na primer računi za električno in toplotno energijo, plin, vodo, odvoz smeti, dimnikarske storitve, računi podjetja za upravljanje večstanovanjskih hiš … Sem seveda spadajo tudi računi za radio in televizijo, telefon, internet, poštni predal, naročnine za publikacije …
Vendar pozor: zastaranje v primeru enoletnega roka začne teči po poteku leta, v katerem je terjatev dospela v plačilo. Primer: račun za električno energijo ste prejeli 10. junija 2024, njegov rok zastaranja pa začne teči šele 1. januarja 2025 in se izteče 1. januarja 2026.
Preberite tudi: 7 stvari v vašem domu, ki negativno vplivajo na vas
Sodne odločbe je priporočljivo hraniti deset let po pravnomočnosti sodne odločbe. Plačilne liste je delodajalec dolžan hraniti trajno, na podlagi prošnje vam jih lahko ponovno izda, ni pa to njegova dolžnost. Garancijski listi naj se hranijo toliko časa, kot je določeno časovno obdobje garancije.
Hramba bančnih izpiskov ni zakonsko določena, ker pa gre za spremljanje finančnih transakcij, je te dokumente priporočljivo hraniti najmanj pet let (splošni zastaralni rok). Bančni izpiski nam namreč lahko služijo v raznih davčnih postopkih, pri ugotavljanju morebitnih sumljivih transakcij ipd.
Za primere, ki jih v članku nismo omenili, se je dobro poglobiti v obligacijski zakonik, ki je – kot vsi zakoni in predpisi – objavljen v Uradnem listu v poglavju Zastaranje. Zapisani so od 335. do 370. člena.
Vlado Kadunec, Vzajemnost, januar 2025